27.2.2006

Unübersichtliche E-Mail Massen beseitigen

Ihre E-Mail-Masse wird unübersichtlich. Sie benötigen eine Struktur und möchten die E-Mails gleich nach Empfang in bestimmten Ordnern vorfinden.

Gehen Sie auf Posteingang und erstellen Sie mit Datei/Neu/Ordner eine sinnvolle (Unter-) Ordnerstruktur, wie beispielsweise Geschäftlich/Anfragen/Aktuell oder Erledigt. Für Privates sollte man so etwas wie Freunde/Anke oder Klaus und Xaver. Aber auch E-Mails von Ihrem DSL Anbieter sollten gut aufgehoben werden. Dort könnte man Ordner wie Computer/DSL-Provider, etc. aufbauen.

Nun gibt es unter den Menü Extras/Nachrichtenregeln/E-Mails eine Filterfunktion. Mit dieser können Sie anhand unterschiedlicher Bedingungen, zum Beispiel Absender, Text in der Betreffzeile, etc., von Outlook Express "Regeln" wie das Verschieben, Löschen, kopieren oder auch weiterleiten, ausführen lassen. So können Sie beispielsweise alle E-Mails, die an Ihr Geschäfts-E-Mailkonto gerichtet sind, beim Empfang direkt in den oben genannten Ordner hineinverschieben lassen. Drücken Sie aber nicht auf "kopieren", da sie sonst alle E-Mails doppelt haben!

Aktivieren Sie zudem unter Extras/Optionen/Allgemein das Häkchen bei "Automatisch Ordner mit ungelesenen Nachrichten anzeigen". Damit überblicken Sie nach dem E-Mail-Empfang sofort, in welchen Ordnern neue E-Mails liegen.

Tragen Sie im selben Fenster unter dem Reiter "Lesen" bei "Nachricht nach "x" Sekunde(n) als gelesen markieren" die Zahl 2, statt 5, ein. So können Sie die Nachrichten schneller überfliegen. Sie werden nicht mehr als "neu" angezeigt.

Diese sind von nun an ab sofort in den richtigen Ordnern zu finden und Sie behalten einen guten Überblick.